Cursos · Cuentas anuales de tu sociedad paso a paso (2026)

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Cierre del ejercicio y libros oficiales: guía 2026

Tiempo de lectura: 10 minutos

Resumen rápido: Antes de formular las cuentas anuales hay que cerrar la contabilidad del ejercicio: conciliar bancos, caja, clientes, proveedores, Hacienda, Seguridad Social y préstamos; hacer los ajustes de cierre (periodificaciones, amortizaciones, deterioros y provisiones); liquidar el IVA del último periodo y calcular el Impuesto sobre Sociedades (modelo 200). Además, hay que legalizar telemáticamente los libros oficiales en el Registro Mercantil en los 4 meses siguientes al cierre (hasta el 30 de abril si cierras a 31 de diciembre). Los libros y sus justificantes se conservan 6 años (art. 30 del Código de Comercio), y hasta 10 si hay bases negativas o deducciones pendientes. Un cierre mal hecho arrastra errores al balance, al impuesto y al ejercicio siguiente.

Por qué importa el cierre contable

El cierre del ejercicio convierte la contabilidad del día a día en información lista para:

Formular las cuentas anuales (lección 3).
Calcular el Impuesto sobre Sociedades (modelo 200).
Aprobarlas en la junta general (lección 4).
Depositarlas en el Registro Mercantil (lección 5).

Si el cierre está mal, todo lo que viene después también: el balance, el resultado, el impuesto y, a veces, un requerimiento de Hacienda.

Las conciliaciones antes de cerrar

Antes de cerrar, comprueba que cada cuenta importante coincide con la realidad.

1. Bancos

Extracto bancario frente al mayor de cada cuenta:

El saldo a 31 de diciembre tiene que coincidir al céntimo.
Anota los pagos emitidos y aún no cobrados y los ingresos en tránsito del último día.
Contabiliza todas las comisiones del año.

2. Caja

Arqueo físico frente a la contabilidad: cuenta el efectivo a 31 de diciembre, compáralo con el saldo contable y, si hay diferencias, investígalas y ajústalas con justificación.

3. Clientes (cuenta 430)

Comprueba el saldo de cada cliente frente a sus facturas pendientes (con los principales, puedes pedir confirmación de saldos).
Detecta facturas duplicadas o sin contabilizar.
Identifica a los clientes morosos, para un posible deterioro.

4. Proveedores (cuenta 400)

Cruza los saldos con las facturas recibidas.
Revisa las facturas que llegan en enero o febrero y corresponden al año que cierras: el gasto es de ese año.

5. Hacienda

IVA contabilizado frente a IVA declarado (modelos 303 y 390).
Retenciones declaradas (modelos 111, 115, 190 y 180).
Pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades (modelo 202).

6. Seguridad Social

Nóminas contabilizadas frente a las liquidaciones (RLC y RNT del sistema de liquidación directa, los antiguos TC1 y TC2).
Cuotas de empresa pagadas y retenciones de IRPF de las nóminas.

7. Préstamos

Capital pendiente según el banco frente a la contabilidad.
Intereses devengados hasta el cierre.

Si algo no cuadra: investiga la causa, ajusta con justificación y guarda el papel de trabajo.

Los ajustes de cierre

Periodificaciones

Todo ingreso o gasto que cruza la fecha de cierre se reparte entre los dos ejercicios:

Gastos pagados por anticipado (cuenta 480). Ejemplo: un seguro anual pagado en junio de 2026, que cubre de junio de 2026 a mayo de 2027:

7 meses (junio a diciembre) son gasto de 2026.
5 meses (enero a mayo) son gasto de 2027: esa parte se lleva a la cuenta 480.

Ingresos cobrados por anticipado (cuenta 485). Ejemplo: un cliente paga en diciembre un trabajo que harás en enero. No es ingreso de 2026: va a la cuenta 485.

Gastos devengados sin factura (cuentas 4009 o 4109, facturas pendientes de recibir o formalizar). Ejemplo: la luz de diciembre, cuya factura llega en enero. Es gasto de 2026 y se registra en 2026.

Ingresos devengados sin facturar (cuenta 4309, clientes, facturas pendientes de formalizar). Ejemplo: un trabajo terminado en diciembre que facturas en enero. Es ingreso de 2026.

Amortizaciones

Hay que amortizar los activos no corrientes al cierre:

Inmovilizado material: maquinaria, mobiliario, vehículos, equipos informáticos, instalaciones.
Inmovilizado intangible: aplicaciones informáticas, patentes, marcas, fondo de comercio.
Inversiones inmobiliarias: inmuebles que no se usan en la actividad.

Puedes aplicar la tabla oficial de coeficientes del art. 12.1.a) de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades o un sistema propio que puedas justificar técnicamente.

Asientos habituales:

(681) Amortización del inmovilizado material, contra (281) Amortización acumulada del inmovilizado material.
(680) Amortización del inmovilizado intangible, contra (280) Amortización acumulada del inmovilizado intangible.

Deterioros y provisiones

Si un activo ha perdido valor:

Existencias (cuenta 693): stock obsoleto, dañado o que no se va a vender. Compara el valor en libros con el valor neto realizable.
Clientes (cuenta 694): facturas que probablemente no cobrarás (cliente en concurso, deuda antigua con dificultades de cobro…). Para que el deterioro sea deducible en el impuesto, la ley exige requisitos, como que hayan pasado 6 meses desde el vencimiento.
Inmovilizado (cuentas 690 a 692): maquinaria averiada, inmuebles que han perdido valor, intangibles que ya no se usan.

Provisiones (cuentas 142 y 143): litigios con probabilidad de perderse, garantías dadas a clientes, compromisos con el personal.

Documenta cada deterioro y cada provisión con su cálculo y su justificación. Si Hacienda te los revisa, tendrás que demostrarlos.

Los impuestos del cierre

El IVA del último periodo

El cierre incluye el último modelo 303 del año (cuarto trimestre o diciembre):

Cruza el IVA repercutido contabilizado con lo declarado en el año.
Haz lo mismo con el IVA soportado deducible.
Ajusta las diferencias.

El modelo 390 (resumen anual del IVA) se presenta en enero del año siguiente. El de 2026, hasta el 1 de febrero de 2027, porque el 30 de enero cae en sábado.

El cálculo del Impuesto sobre Sociedades

Con la contabilidad cerrada, se calcula el impuesto (modelo 200):

Resultado contable: ingresos menos gastos del ejercicio.
Ajustes fiscales: gastos que no son deducibles (multas y sanciones, donativos, liberalidades, gastos sin justificar…), ingresos exentos y diferencias temporarias (por ejemplo, una amortización fiscal distinta de la contable).
Base imponible previa = resultado contable ± ajustes. Después se compensan, si las hay, las bases imponibles negativas de años anteriores.
Cuota íntegra: base imponible por el tipo que te corresponda. Para los periodos que empiezan en 2026:
- Tipo general: 25 %.
- Microempresas (cifra de negocios del año anterior inferior a 1 millón de euros): 19 % sobre los primeros 50.000 € de base y 21 % sobre el resto.
- Empresas de reducida dimensión (cifra de negocios del año anterior inferior a 10 millones de euros): 23 %.
- Entidades de nueva creación: 15 % en el primer periodo con base positiva y en el siguiente.
- Los tipos de microempresa, de reducida dimensión y el 15 % de nueva creación no se aplican a las entidades patrimoniales.
Cuota líquida = cuota íntegra − deducciones (I+D+i, donativos, etc.).
Cuota diferencial = cuota líquida − retenciones y pagos fraccionados (modelo 202).

Para el ejercicio 2025 los tipos eran: microempresas, 21 % y 22 %; empresas de reducida dimensión, 24 %.

La contabilización del impuesto

El impuesto es un gasto del ejercicio y se registra antes de cerrar:

(630) Impuesto sobre beneficios     a  (473) HP, retenciones y pagos a cuenta
                                    a  (4752) HP, acreedora por impuesto sobre sociedades

Si sale a devolver, la diferencia se lleva a la cuenta (4709) HP, deudora por devolución de impuestos.

Cuándo se presenta

El modelo 200 se presenta en los 25 días naturales siguientes a los 6 meses posteriores al cierre. Con cierre a 31 de diciembre de 2026, del 1 al 25 de julio de 2027; como el 25 cae en domingo, el plazo pasa al lunes 26 de julio de 2027.

Los libros oficiales

Libros contables (art. 25 del Código de Comercio)

1. Libro Diario: registra día a día todas las operaciones. Se pueden anotar resúmenes por periodos no superiores al mes, siempre que el detalle conste en otros libros o registros.

2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: incluye el balance inicial detallado, los balances de comprobación, al menos trimestrales, el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.

Libros societarios (Ley de Sociedades de Capital)

3. Libro de Actas: las actas de las juntas generales y, si lo hay, del consejo de administración.

4. Libro Registro de Socios (SL) o Libro Registro de Acciones Nominativas (SA): quién es socio, cuántas participaciones o acciones tiene y sus transmisiones y gravámenes.

5. Libro Registro de Contratos con el Socio Único (sociedades unipersonales): los contratos entre la sociedad y su socio único.

La legalización telemática

Desde la Ley 14/2013 (art. 18), los libros obligatorios se llevan en formato electrónico y se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil del domicilio (Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 12 de febrero de 2015):

Se presentan a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores (registradores.org), firmados electrónicamente.
Plazo: antes de que pasen 4 meses desde el cierre. Para el ejercicio 2026, hasta el 30 de abril de 2027.
El Libro Registro de Socios (o el de acciones nominativas) solo hay que volver a legalizarlo si en el ejercicio ha habido cambios de titularidad o gravámenes.
Coste: el que fija el arancel registral según el número de libros.
Resultado: la diligencia electrónica que acredita la legalización.

Conservación

Los libros, la correspondencia y los justificantes se conservan 6 años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio), también en formato electrónico si se garantiza su integridad. Si tienes bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar, guarda la documentación que las justifica hasta 10 años, porque Hacienda puede comprobarlas durante ese plazo (art. 26.5 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades y art. 66 bis de la Ley General Tributaria). Disolver la sociedad no elimina esta obligación: los liquidadores tienen que asegurar la conservación.

Qué pasa si no legalizas los libros a tiempo

No hay una multa mercantil específica por legalizar tarde: el Registrador hace constar en la diligencia que se presentaron fuera de plazo (art. 333 del Reglamento del Registro Mercantil).
Riesgo fiscal: llevar la contabilidad de forma irregular puede ser una infracción tributaria (art. 200 de la Ley General Tributaria), aunque el simple retraso en legalizar no suele sancionarse por sí solo.
Valor como prueba: unos libros sin legalizar en plazo pierden fuerza frente a terceros, frente a Hacienda o en un concurso de acreedores.

Errores frecuentes en el cierre

No conciliar los bancos antes de cerrar.
Olvidar las periodificaciones de gastos e ingresos que cruzan el cierre.
No amortizar los activos: el resultado sale más alto de lo que es.
No registrar el deterioro de clientes que no van a pagar: las cuentas no dan la imagen fiel.
No legalizar los libros en los 4 meses siguientes al cierre.
Regularizar mal los ingresos y gastos contra la cuenta 129 (resultado del ejercicio).
No guardar los justificantes durante 6 años.
Cuentas que no casan con los impuestos presentados.

Buenas prácticas

Empieza pronto: en enero o febrero, no a final de marzo.
Usa siempre la misma lista de comprobación.
Documenta cada ajuste con su cálculo y su justificación.
Que otra persona revise el cierre antes de darlo por bueno.
Guarda todo: justificantes, conciliaciones y papeles de trabajo.

Resumen

Conciliaciones: bancos, caja, clientes, proveedores, Hacienda, Seguridad Social y préstamos.
Ajustes: periodificaciones, amortizaciones, deterioros y provisiones.
Impuestos del cierre: último IVA del año y modelo 200 (del 1 al 25 de julio si cierras a 31 de diciembre).
Libros oficiales: Diario, Inventarios y Cuentas Anuales, Actas y Registro de Socios. Legalización telemática en 4 meses: hasta el 30 de abril.
Conservación: 6 años (art. 30 del Código de Comercio); hasta 10 con bases negativas o deducciones pendientes (art. 26.5 LIS y art. 66 bis LGT).

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En la lección 3 vemos qué tiene que llevar cada documento: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el ECPN, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

Última actualización: octubre de 2026. Normativa: Código de Comercio (arts. 25 a 30), Ley de Sociedades de Capital (arts. 253 y siguientes), RD 1514/2007 (PGC), Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades (arts. 12, 26, 29, 124 y disposiciones transitorias), Ley 7/2024, Ley 14/2013 (art. 18), Reglamento del Registro Mercantil (art. 333), Instrucción de la DGRN de 12 de febrero de 2015 y Ley 58/2003 General Tributaria (arts. 66 bis y 200). Información divulgativa: no sustituye al asesoramiento personalizado.