Cursos · Cuentas anuales de tu sociedad paso a paso (2026)
Lección 3 de 5
Balance, P&G y memoria: qué lleva cada documento (2026)
Tiempo de lectura: 10 minutos
Resumen rápido: En el modelo normal, las cuentas anuales tienen cinco documentos: el balance (la foto del patrimonio: activo = patrimonio neto + pasivo), la cuenta de pérdidas y ganancias (ingresos menos gastos del año), el estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN), el estado de flujos de efectivo (EFE) y la memoria, que explica y completa los números. En los modelos abreviado y PYME solo son obligatorios el balance, la P&G y la memoria: el ECPN es voluntario y el EFE no se exige. Al depositarlas, el Registrador comprueba que estén todos los documentos exigidos, que la junta los haya aprobado y que lleven las firmas; además, los modelos oficiales incluyen pruebas de validación, como que el balance cuadre. La memoria es tan obligatoria como el resto, y la información sobre operaciones con partes vinculadas se exige en todos los modelos.
Los cinco documentos
En el modelo normal, las cuentas anuales tienen cinco documentos. En los modelos abreviado y PYME solo son obligatorios tres (balance, P&G y memoria): el ECPN es voluntario y el EFE no es obligatorio.
- Balance: la foto del patrimonio a 31 de diciembre.
- Cuenta de pérdidas y ganancias (P&G): la película del año (ingresos menos gastos).
- Estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN): cómo ha variado el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo (EFE): entradas y salidas de dinero.
- Memoria: explica y completa los anteriores.
El balance
Qué es
El balance es la fotografía del patrimonio en una fecha concreta, normalmente el 31 de diciembre. Muestra:
- Lo que tiene la empresa y lo que le deben (activo).
- Lo que debe (pasivo).
- Lo que pertenece a los socios (patrimonio neto).
Estructura
ACTIVO
A) Activo no corriente (lo que permanece en la empresa más de un año):
- Inmovilizado intangible: aplicaciones informáticas, patentes, marcas, fondo de comercio.
- Inmovilizado material: terrenos, edificios, maquinaria, mobiliario, vehículos, equipos informáticos.
- Inversiones inmobiliarias: inmuebles que no se usan en la actividad.
- Inversiones financieras a largo plazo: depósitos, participaciones, fianzas.
- Activos por impuesto diferido.
B) Activo corriente (lo que se convierte en dinero en menos de un año):
- Existencias: mercaderías, materias primas, productos terminados y en curso.
- Deudores comerciales: clientes y otros deudores.
- Inversiones financieras a corto plazo.
- Periodificaciones: gastos pagados por anticipado.
- Efectivo: bancos y caja.
PATRIMONIO NETO (lo que pertenece a los socios)
A) Fondos propios:
- Capital social y prima de emisión.
- Reservas: legal, voluntarias y estatutarias.
- Resultados de ejercicios anteriores (positivos o negativos).
- Resultado del ejercicio.
B) Ajustes por cambios de valor.
C) Subvenciones, donaciones y legados recibidos.
PASIVO (lo que debes)
A) Pasivo no corriente (a pagar en más de un año):
- Provisiones a largo plazo.
- Deudas a largo plazo: con bancos, por arrendamiento financiero y otras.
B) Pasivo corriente (a pagar en menos de un año):
- Deudas a corto plazo.
- Acreedores comerciales: proveedores y otros acreedores.
- Deudas con Hacienda y Seguridad Social.
- Periodificaciones: ingresos cobrados por anticipado.
La regla de oro
ACTIVO = PATRIMONIO NETO + PASIVO
Si no cuadra, el balance está mal hecho, y el expediente de depósito no pasará las pruebas de validación del modelo oficial.
Qué se comprueba al depositar
El Registrador califica, en los 15 días siguientes a la presentación, si los documentos presentados son los exigidos por la ley, si los ha aprobado la junta y si llevan las firmas necesarias (art. 280 LSC). Además, los modelos oficiales de depósito llevan unas pruebas de validación que detectan errores antes de enviar. En la práctica, conviene revisar:
- Que el balance cuadre.
- Que el resultado del balance coincida con el de la P&G.
- Que las cifras del ejercicio anterior coincidan con las cuentas que depositaste el año pasado.
- Que los datos identificativos sean correctos (NIF, denominación, domicilio y CNAE).
- Que las cuentas estén firmadas por todos los administradores.
- Que uses el modelo que te corresponde (normal, abreviado o PYME).
El Registrador no revisa si tus criterios contables son acertados, pero los defectos formales dan lugar a una calificación negativa que hay que subsanar.
La cuenta de pérdidas y ganancias (P&G)
Qué es
Recoge los ingresos y gastos del ejercicio y su resultado.
Estructura simplificada
+ Importe neto de la cifra de negocios (cuentas 700 a 705, menos 706, 708 y 709)
+ Variación de existencias de productos terminados y en curso
+ Otros ingresos de explotación
− Aprovisionamientos (600 a 609)
− Gastos de personal (640, 642, 649)
− Otros gastos de explotación (62x)
− Amortización del inmovilizado (680, 681)
= RESULTADO DE EXPLOTACIÓN
+ Ingresos financieros
− Gastos financieros
= RESULTADO FINANCIERO
= RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS
− Impuesto sobre beneficios (630)
= RESULTADO DEL EJERCICIO
La cifra de negocios: el dato que más cuenta
El importe neto de la cifra de negocios interviene en muchos límites:
- Modelo abreviado o normal: 8.000.000 € (junto con el activo y los trabajadores; cuentan 2 de 3 criterios).
- Auditoría obligatoria: 5.700.000 € (también con la regla de 2 de 3 criterios).
- Tipo de microempresa en el Impuesto sobre Sociedades: cifra de negocios del año anterior inferior a 1.000.000 € (19 % y 21 % en 2026).
- Empresa de reducida dimensión en el Impuesto sobre Sociedades: inferior a 10.000.000 € (23 % en 2026).
Ojo: los descuentos y rappels sobre ventas y las devoluciones reducen la cifra de negocios. No se cuentan las ventas en bruto.
El resultado y su destino
El resultado del ejercicio se recoge en la cuenta 129. La junta general decide su destino:
- Reserva legal: el 10 % del beneficio, hasta que la reserva legal alcance al menos el 20 % del capital social (art. 274 LSC).
- Compensar pérdidas de ejercicios anteriores, si las hay.
- Reservas voluntarias o estatutarias, si los estatutos las prevén.
- Dividendos para los socios.
Si el resultado es negativo, normalmente se lleva a la cuenta 121, "Resultados negativos de ejercicios anteriores".
El estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN)
Qué muestra
Cómo ha variado el patrimonio neto durante el año:
- Saldo inicial.
- Ingresos y gastos reconocidos directamente en el patrimonio neto (sin pasar por la P&G).
- Resultado del ejercicio.
- Operaciones con socios: ampliaciones de capital, dividendos, devoluciones.
- Cambios de criterio contable y corrección de errores.
- Subvenciones recibidas o imputadas a resultados.
- Saldo final.
Cuándo es obligatorio
En el modelo normal, el ECPN tiene dos partes:
- Estado de ingresos y gastos reconocidos: lo que se registra directamente en el patrimonio neto (por ejemplo, subvenciones de capital).
- Estado total de cambios en el patrimonio neto: todos los movimientos, incluidas las operaciones con socios.
En los modelos abreviado y PYME, el ECPN es voluntario desde el RD 602/2016.
El estado de flujos de efectivo (EFE)
Qué muestra
Las entradas y salidas de dinero durante el ejercicio, en tres bloques:
- Actividades de explotación: cobros de clientes, pagos a proveedores y empleados, impuestos e intereses.
- Actividades de inversión: compras y ventas de inmovilizado y de inversiones financieras.
- Actividades de financiación: ampliaciones de capital, préstamos recibidos y devueltos, dividendos pagados.
El resultado es la variación de la tesorería del año.
Cuándo es obligatorio
- Sí, en el modelo normal.
- No, en los modelos abreviado y PYME (art. 257.3 LSC).
La memoria
Qué es
La memoria completa, amplía y comenta la información del balance y de la P&G. Es tan obligatoria como los demás documentos, y no basta con copiar la del año anterior: tiene que reflejar lo que ha pasado en este ejercicio.
Contenido en el modelo PYME
Estos son los apartados principales de la memoria del modelo PYME (el modelo normal pide más información y el abreviado tiene su propia lista):
- Actividad de la empresa.
- Bases de presentación: imagen fiel, principios contables, comparación con el año anterior.
- Aplicación de resultados propuesta.
- Normas de registro y valoración: criterios de amortización, deterioro, existencias, etc.
- Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias: movimientos del año.
- Activos financieros.
- Pasivos financieros.
- Fondos propios.
- Situación fiscal: conciliación entre el resultado contable y la base imponible, bases negativas y deducciones pendientes.
- Ingresos y gastos.
- Subvenciones, donaciones y legados.
- Operaciones con partes vinculadas.
- Otra información: número medio de trabajadores, hechos posteriores al cierre, etc.
Operaciones con partes vinculadas
En cualquier modelo hay que informar de las operaciones con partes vinculadas:
- Socios y administradores, y sus familiares cercanos.
- Otras empresas del grupo, asociadas o multigrupo.
Incluye ventas, compras, préstamos, garantías, retribuciones y dividendos. Hacienda puede cruzar esta información con tus declaraciones fiscales.
El formato de presentación
Las cuentas se depositan en los modelos oficiales aprobados por el Ministerio de Justicia (los veremos en la lección 5). Los programas de contabilidad suelen generar los estados contables en el formato estándar XBRL, que es el que permite al Registro tratar la información de forma automática. Pregunta a tu asesor o a tu proveedor de software qué formato genera el tuyo.
Resumen
- Balance: activo = patrimonio neto + pasivo, a 31 de diciembre.
- P&G: ingresos − gastos = resultado del ejercicio. La cifra de negocios cuenta para el modelo, la auditoría y el tipo del impuesto.
- ECPN: variaciones del patrimonio neto. Obligatorio solo en el modelo normal.
- EFE: flujos de tesorería. Obligatorio solo en el modelo normal.
- Memoria: tan obligatoria como los demás. Partes vinculadas, siempre.
- Al depositar: documentos exigidos, aprobación de la junta, firmas y pruebas de validación del modelo.
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En la lección 4 vemos cómo se aprueban las cuentas en la junta general ordinaria: convocatoria, tipos de junta, mayorías, acta y certificación.
Última actualización: octubre de 2026. Normativa: RD 1514/2007 (PGC), RD 1515/2007 (PGC de PYMES), RD 602/2016, Ley de Sociedades de Capital (arts. 254, 257, 258, 274 y 280), Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades (arts. 29 y 101) y Código de Comercio (arts. 34 a 37). Información divulgativa: no sustituye al asesoramiento personalizado.