Cursos · Cómo darte de alta como autónomo paso a paso (2026)
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Cómo hacer una factura como autónomo en 2026: datos obligatorios, IVA y retención IRPF
Tiempo de lectura: 8 minutos
Resumen rápido: Una factura mal hecha puede no ser deducible para tu cliente, retrasar tu cobro y, en el peor de los casos, ser sancionada por Hacienda. En esta lección revisamos los 8 datos obligatorios que toda factura tiene que llevar (Reglamento de Facturación, RD 1619/2012), cómo aplicar el IVA correctamente, cuándo y cuánto retener de IRPF, y qué tienes que saber sobre VeriFactu (la nueva normativa que, según el calendario vigente, llega para autónomos en julio de 2027) y la factura electrónica obligatoria.
Los 8 datos obligatorios de una factura
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) lista los datos que toda factura ordinaria tiene que contener para ser válida ante Hacienda:
- Número de factura (con serie opcional). Tienen que ser correlativos, sin saltos.
- Fecha de expedición, y si es distinta, también la fecha de la operación.
- Datos del emisor (tú): nombre completo, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del destinatario (tu cliente): nombre o razón social, NIF y domicilio. Si la factura no supera los 400 € (IVA incluido), puedes hacer factura simplificada sin sus datos completos (ver más abajo).
- Descripción clara del servicio prestado o producto entregado. Nada de "Servicios profesionales" sin más; conviene detallar.
- Base imponible (el importe antes de impuestos).
- Tipo impositivo y cuota de IVA (en euros).
- Total a pagar.
Si aplica retención de IRPF, hay que añadirla con su porcentaje y cuota. Y si emites a un cliente extranjero, dependiendo del país pueden requerirse menciones específicas.
Series de facturación: cómo organizarlas
Las facturas tienen que llevar numeración correlativa. Pero puedes tener varias series numeradas independientemente, lo que ayuda a la organización contable:
- Serie A: facturas a empresas y autónomos.
- Serie B: facturas a particulares (consumidores finales).
- Serie R: facturas rectificativas.
- Serie X: facturas extranjeras.
Con cada serie llevas su propio contador, y al presentar el IVA trimestral lo tienes mucho más ordenado.
El IVA: tipos y cuándo aplicar cada uno
En España, en territorio común (todo salvo Canarias, Ceuta y Melilla), hay tres tipos de IVA:
| Tipo | % | Aplicación principal |
|---|---|---|
| General | 21% | Servicios profesionales, productos no esenciales, la mayoría de bienes. |
| Reducido | 10% | Hostelería, transporte de viajeros, vivienda nueva, algunos productos alimentarios. |
| Superreducido | 4% | Pan, leche, frutas, verduras, libros, periódicos, medicamentos. |
En Canarias se aplica el IGIC (no IVA), con tipos del 7%, 3%, 0%, etc. En Ceuta y Melilla se aplica el IPSI. Tienen normativa propia.
Cuatro situaciones en las que NO aplicas IVA
1. Operaciones intracomunitarias B2B
Si tu cliente es una empresa con NIF-IVA registrado en otro país de la UE y tú estás dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), la operación es intracomunitaria y no llevas IVA.
Pasos previos:
- Darse de alta en el ROI (se solicita en el propio Modelo 036).
- Verificar el NIF-IVA del cliente en la base de datos europea VIES.
- Indicar en la factura la mención correspondiente: "Entrega intracomunitaria exenta, artículo 25 LIVA" si vendes bienes, o "Inversión del sujeto pasivo" si prestas servicios a una empresa de otro país de la UE.
2. Exportaciones fuera de la UE
Las ventas a clientes en países fuera de la UE están exentas de IVA. Hay que justificarlo con la documentación aduanera. Indicar en factura: "Operación exenta de IVA, exportación según artículo 21 LIVA".
3. Actividades exentas
Algunas profesiones no llevan IVA por su naturaleza:
- Sanidad: médicos, psicólogos sanitarios, fisioterapeutas, dentistas (en su prestación sanitaria).
- Educación reglada y formación profesional homologada.
- Servicios sociales y asistenciales.
- Operaciones financieras y de seguros.
Si tu actividad encaja, no facturas IVA pero tampoco te puedes deducir el IVA de tus gastos. Es una exención plena.
4. Recargo de equivalencia
Si eres comerciante minorista en recargo de equivalencia, ya pagas el IVA en tus compras a través del recargo que te aplica el proveedor. No liquidas el IVA de tus ventas ni presentas el modelo 303, y en general no estás obligado a expedir factura a consumidores finales (salvo excepciones, por ejemplo si el cliente es empresario o profesional).
La retención de IRPF: cuándo y cuánto
Aquí es donde más errores se cometen. Vamos al lío.
¿Cuándo aplicas retención?
Sí y solo si se cumplen las DOS condiciones siguientes:
- Eres profesional (epígrafe IAE Sección 2). Si eres empresarial (Sección 1), salvo casos muy concretos como agricultura o algunos arrendadores, no retienes.
- Tu cliente es empresa o autónomo (no consumidor final). Si la factura va a un particular, nunca aplicas retención.
| Tu situación | Cliente: empresa/autónomo | Cliente: particular |
|---|---|---|
| Profesional (sección 2) | SÍ retienes | NO retienes |
| Empresarial (sección 1) | NO retienes (salvo casos) | NO retienes |
Tipos de retención aplicables
- 15% general para profesionales (sección 2 IAE).
- 7% para nuevos profesionales durante el año del alta y los 2 años siguientes. Hay que indicarlo expresamente al cliente al emitir la factura.
- 1% para módulos (estimación objetiva), en algunas actividades concretas.
- 19% sobre alquileres si eres arrendador y tu inquilino es empresa o autónomo (modelo 115).
Una aclaración importante: la retención NO es un gasto tuyo
Mucha gente cree que la retención es dinero que pierde. Falso. La retención es un anticipo del IRPF que paga tu cliente a Hacienda en tu nombre:
- Tú emites una factura por 1.000 €.
- El cliente te paga 850 € (1.000 − 150 € de retención).
- Hacienda recibe del cliente esos 150 € a tu nombre.
- En la declaración anual de la renta, esos 150 € se computan a tu favor: o reducen lo que pagas, o se devuelven.
Ejemplo numérico completo
Eres consultor independiente (por ejemplo, economista: epígrafe IAE 741, Sección 2 — Profesional). Es tu primer año como autónomo, así que tienes derecho al 7% de retención reducida. Le facturas 1.000 € por una consultoría a una empresa cliente.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible (consultoría) | 1.000,00 € |
| + IVA 21% | + 210,00 € |
| − Retención IRPF 7% | − 70,00 € |
| Total a cobrar | 1.140,00 € |
Qué pasa con cada cantidad
- 1.000 € = tu base imponible. Es lo que entra en tu cómputo de ingresos para la renta anual.
- 210 € = IVA repercutido. Lo cobras tú, pero lo debes a Hacienda. En el modelo 303 trimestral lo restarás del IVA que has soportado en tus gastos y pagarás la diferencia.
- 70 € = retención de IRPF. La cobras de menos, pero ya está en Hacienda en tu nombre.
Ojo: si en lugar de a una empresa facturases a un particular (un consumidor final), no aplicarías retención. La factura sería: 1.000 € + 210 € IVA = 1.210 € a cobrar.
Tipos de factura: cuál usar en cada caso
Factura ordinaria
La estándar, con todos los datos obligatorios. Es la que usas cuando facturas a empresas y autónomos.
Factura simplificada (antes "ticket")
Para operaciones de importe no superior a 400 €, IVA incluido (3.000 € en hostelería, comercio minorista, transporte y otros sectores). Puede omitir los datos del destinatario y simplificar la descripción.
Excepción importante: si tu cliente la necesita para deducírsela, tiene que pedir una factura completa o, al menos, una simplificada con su NIF y domicilio. No vale el ticket genérico.
Factura electrónica
Es factura emitida y conservada en formato electrónico estructurado (no un PDF normal). En el ámbito B2B con la Administración Pública es obligatoria desde 2015. Para B2B privado, la Ley 18/2022 "Crea y Crece" establece la obligación, desarrollada por el Real Decreto 238/2026. Los plazos empezaron a contar el 6 de octubre de 2026 (entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026): 12 meses para quienes facturan más de 8 millones de euros y 24 meses (octubre de 2028) para el resto.
Factura rectificativa
La que emites para corregir una factura anterior (errores de importe, datos incorrectos, devoluciones). Lleva su propia numeración (serie R) y referencia a la factura original que rectifica.
VeriFactu y la nueva facturación electrónica
España va hacia un sistema en el que cada factura emitida llega automáticamente a la AEAT. Hay dos normativas que se solapan:
VeriFactu (Real Decreto 1007/2023)
Obligación de que tu software de facturación cumpla unos requisitos de inalterabilidad y envíe los registros a Hacienda. Las fechas:
- Software de facturación: ya tiene que estar adaptado desde el 29 de julio de 2025.
- Sociedades: obligatorio desde el 1 de enero de 2027 (retrasado desde 2026 por RDL 15/2025).
- Autónomos: obligatorio desde el 1 de julio de 2027.
Ojo: en octubre de 2026 Hacienda anunció que prevé aplazar estas obligaciones a octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica obligatoria. Mientras no se apruebe la norma que lo recoja, las fechas vigentes son las de arriba.
Excepciones a VeriFactu
- País Vasco y Navarra: con carácter general, quienes tributan por normativa foral quedan fuera. En el País Vasco se aplica TicketBAI y Navarra tiene su normativa propia.
- Empresarios adscritos al SII (Suministro Inmediato de Información): excluidos.
- Quien hace facturas a mano (no usa software), o usa Word o Excel solo para rellenarlas, imprimirlas o guardarlas: según la AEAT, no le afecta. Sí afectaría si, por ejemplo, la hoja de cálculo genera el libro registro mediante macros.
Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece)
Establece la obligación general de emitir facturas en formato electrónico estructurado en operaciones entre empresarios y profesionales. El reglamento ya está aprobado (Real Decreto 238/2026) y los plazos corren desde el 6 de octubre de 2026: octubre de 2027 para quienes facturan más de 8 millones de euros y octubre de 2028 para el resto. Se sumará a VeriFactu.
¿Qué hago hoy?
- Si emites pocas facturas y a mano: VeriFactu no te afecta, pero la factura electrónica B2B te llegará (previsiblemente en octubre de 2028).
- Si usas software de facturación (Holded, Anfix, Quipu, Contasimple, FacturaDirecta…): tu programa ya debería estar adaptado. Verifícalo con tu proveedor.
- Es buen momento para migrar a software certificado si aún haces facturas en Word o Excel.
Plazos de emisión y conservación
Cuándo emitir
- Si tu cliente es particular: en el momento de la operación.
- Si tu cliente es empresa o autónomo: como muy tarde, antes del día 16 del mes siguiente a la operación.
Cuánto tiempo conservarlas
- Plazo general: 4 años (Ley General Tributaria).
- Excepciones: las facturas de bienes de inversión hay que guardarlas más tiempo, mientras dure su regularización del IVA (5 años; 10 si son inmuebles) y 4 años más.
Errores frecuentes que vemos en la asesoría
- Numeración con saltos: "factura 12, factura 14" — sin la 13. Hacienda lo nota.
- Aplicar retención a particulares: error muy típico de nuevos profesionales. Si el cliente es persona física que actúa como consumidor, no.
- Omitir el motivo de exención del IVA en operaciones intracomunitarias o exentas.
- Confundir base imponible con total: aplicar el IVA sobre el total ya incluido, en lugar de sobre la base.
- No emitir factura porque "el cliente no la pide": la factura es obligatoria si el cliente la solicita o si es B2B. No emitir cuando toca es infracción tributaria.
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Última actualización: octubre de 2026. Normativa aplicable: RD 1619/2012 (Reglamento de Facturación), Ley 37/1992 IVA, Ley 35/2006 IRPF, RD 1007/2023 (VeriFactu), Ley 18/2022 (Crea y Crece), RDL 15/2025 (retraso VeriFactu), RD 238/2026 y Orden HAC/1028/2026 (factura electrónica B2B). Información divulgativa, no sustituye al asesoramiento personalizado.