Cursos · Cuentas anuales de tu sociedad paso a paso (2026)

Lección 5 de 5

Depósito de las cuentas en el Registro Mercantil y sanciones (2026)

Tiempo de lectura: 10 minutos

Resumen rápido: Las cuentas aprobadas se depositan en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación (art. 279 LSC). Lo habitual es hacerlo telemáticamente, con el programa D2 del Colegio de Registradores, aunque también se admite en papel. Se presentan la certificación del acuerdo de la junta, las cuentas anuales, el informe de gestión y el de auditoría si son obligatorios y las hojas del modelo oficial, entre ellas la de identificación y la del titular real. El Registrador califica en 15 días; si encuentra defectos, hay que subsanarlos. No depositar se sanciona con multas del ICAC de 1.200 € a 60.000 € por cada ejercicio (hasta 300.000 € si la facturación supera los 6 millones) y provoca el cierre de la hoja registral (art. 282 LSC). Para reabrirla basta con depositar las cuentas pendientes (según la doctrina de la DGRN, las de los tres últimos ejercicios).

El depósito: plazo y forma

Qué dice la ley

El art. 279 LSC establece:

"Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas."

Plazo: 1 mes desde la aprobación en junta. Si las cuentas del ejercicio 2026 se aprueban el 30 de junio de 2027, el depósito vence el 30 de julio de 2027.

El depósito telemático con D2

Lo habitual es presentarlo por vía telemática con el programa D2 del Colegio de Registradores (la presentación en papel sigue siendo posible):

Rellenar los modelos oficiales con los datos de la sociedad y las cuentas.
Adjuntar la documentación.
Validar el expediente: el programa pasa unas pruebas que detectan errores.
Firmar electrónicamente, con el certificado del administrador o de quien presente.
Enviar a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores (registradores.org) al Registro Mercantil del domicilio social y pagar los aranceles registrales.

Aranceles: los que fija el arancel registral; consúltalos antes de presentar.

Los modelos oficiales vigentes

Hay que usar los modelos oficiales de depósito:

Los aprobó la Orden JUS/616/2022 y los actualizó la Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 19 de mayo de 2026 (BOE de 29 de mayo de 2026).
La actualización de 2026, entre otras cosas, deja solo la CNAE-2025 en la hoja de identificación, cambia la nota de situación fiscal de la memoria y añade, en el modelo normal, un formulario para las sociedades que presentan el informe de información del impuesto sobre sociedades por países.
Son obligatorios para las cuentas que se presenten a depósito después de su publicación.

Los modelos y los umbrales cambian con cierta frecuencia: antes de cada depósito, comprueba que usas la última versión del programa.

Qué hay que presentar

Siempre

Certificación del acuerdo de la junta (lección 4): aprobación de las cuentas y aplicación del resultado. La expide quien tenga facultad para certificar: el administrador o administradores o, si hay consejo, su secretario con el visto bueno del presidente.
Las cuentas anuales que correspondan a tu modelo:
- Balance y cuenta de pérdidas y ganancias.
- Memoria.
- ECPN y estado de flujos de efectivo, si son obligatorios (en el modelo normal).
Hoja de identificación de la sociedad (con la CNAE-2025).
Declaración de identificación del titular real, exigida desde 2018 por la normativa de prevención del blanqueo de capitales (Ley 10/2010).
Las demás hojas que pida el modelo oficial en tu caso.

Según el caso

Informe de gestión: si la sociedad está obligada (modelo normal).
Informe de auditoría: si la sociedad tiene que auditarse por sus límites, porque lo pidió la minoría o porque nombró auditor voluntariamente y lo inscribió en el Registro.
Cuentas consolidadas, con su informe de gestión y su informe de auditoría: si la sociedad es dominante de un grupo.
Estado de información no financiera: solo empresas grandes (más de 250 trabajadores y otros requisitos).

La calificación del Registrador

Plazo

El Registrador califica en los 15 días siguientes a la presentación (art. 280 LSC) si los documentos son los exigidos por la ley, si los ha aprobado la junta y si llevan las firmas necesarias.

Si es positiva

Se practica el asiento de depósito.
Recibes la justificación del depósito.
Las cuentas pasan a ser públicas.

Si es negativa

El Registro notifica los defectos.
Hay que subsanarlos mientras esté vigente el asiento de presentación.
Si no se subsanan a tiempo, el asiento caduca y hay que volver a presentar.

Defectos frecuentes

El balance no cuadra (activo distinto de patrimonio neto más pasivo).
Las cifras del ejercicio anterior no coinciden con las cuentas depositadas el año pasado.
La certificación está incompleta o la firma quien no tiene facultad para certificar.
Faltan firmas de algún administrador en las cuentas.
Modelo equivocado para el tamaño de la sociedad.
Hoja registral cerrada por ejercicios anteriores sin depositar.
Falta el informe de auditoría cuando es obligatorio.
Datos identificativos erróneos: NIF, denominación, domicilio o CNAE.
El resultado no coincide entre el balance y la P&G.

Las sanciones

Multas del ICAC (art. 283 LSC)

Si no se depositan las cuentas en plazo, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) puede imponer, tras un expediente, una multa por cada año de retraso:

Sociedad	Multa por cada ejercicio no depositado
En general	De 1.200 € a 60.000 €
Facturación anual superior a 6.000.000 €	Hasta 300.000 €

Cómo se calcula

La ley manda graduar la multa según el tamaño de la sociedad: su activo y su cifra de ventas de la última declaración presentada a Hacienda o, si no los hay, su capital social (art. 283.2 LSC). El Reglamento de la Ley de Auditoría (RD 2/2021) lo concreta así:

0,5 por mil del total del activo + 0,5 por mil de la cifra de ventas, según la última declaración del Impuesto sobre Sociedades, que la sociedad tiene que aportar en el expediente.
Si no la aporta: el 2 % del capital social que conste en el Registro Mercantil.
Si la aporta, pero el cálculo anterior supera el 2 % del capital: el 2 % del capital, reducido en un 10 %.
Siempre dentro de los límites del art. 283 LSC: mínimo 1.200 € y máximo 60.000 € o 300.000 €.

Ejemplo 1: activo de 500.000 € y ventas de 1.000.000 €.

0,5 ‰ × 500.000 = 250 €; 0,5 ‰ × 1.000.000 = 500 €. Total: 750 €.
Como es menos del mínimo legal: 1.200 € por ejercicio.

Ejemplo 2: activo de 5.000.000 € y ventas de 10.000.000 €.

0,5 ‰ × 5.000.000 = 2.500 €; 0,5 ‰ × 10.000.000 = 5.000 €. Total: 7.500 € por ejercicio (si no supera el 2 % del capital).

Ejemplo 3: activo de 100.000.000 € y ventas de 200.000.000 €.

0,5 ‰ × 100.000.000 = 50.000 €; 0,5 ‰ × 200.000.000 = 100.000 €. Total: 150.000 € por ejercicio (si no supera el 2 % del capital social; con un capital de 1 M€, por ejemplo, serían 18.000 €). Como factura más de 6 millones, el tope es de 300.000 € y la multa cabe dentro de él.

Depositar cuanto antes reduce la multa

Si depositas las cuentas antes de que se inicie el expediente sancionador, la multa se impone en su grado mínimo y se reduce un 50 % (art. 283.3 LSC).

Prescripción

Estas infracciones prescriben a los 3 años (art. 283.4 LSC). El inicio del expediente sancionador, notificado a la sociedad, interrumpe la prescripción (art. 30 de la Ley 40/2015).

Sociedades inactivas

Las sociedades inactivas también pueden ser sancionadas. Mientras no se disuelvan y liquiden formalmente, siguen obligadas a depositar.

El cierre de la hoja registral (art. 282 LSC)

Qué significa

"El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista."

El Reglamento del Registro Mercantil (art. 378) aplica el cierre cuando ha pasado un año desde el cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas.

Qué no se puede inscribir

Cambio de domicilio social.
Nombramiento de nuevos administradores.
Aumentos o reducciones de capital.
Fusiones, escisiones y transformaciones.
Modificaciones de estatutos.
Cualquier otro acto inscribible que no esté entre las excepciones.

Lo que sí se puede inscribir

Cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores.
Revocación o renuncia de poderes.
Disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores.
Los asientos ordenados por un juez o una autoridad administrativa.

Cómo se levanta

Basta con depositar las cuentas pendientes (según la doctrina de la DGRN, las de los tres últimos ejercicios) o acreditar, en la forma que prevé el art. 378 del Reglamento del Registro Mercantil, que no se han aprobado por la junta. Hecho el depósito, la hoja registral vuelve a abrirse.

La multa del ICAC es un procedimiento aparte: pagarla no reabre la hoja, y depositar no evita por sí solo la multa (aunque, si lo haces antes de que se abra el expediente, la reduce un 50 %).

Otras consecuencias de no depositar

Financiación

Los bancos suelen pedir las cuentas depositadas para estudiar préstamos, líneas de crédito, leasing o factoring.

Clientes, licitaciones e inversores

Clientes grandes, administraciones públicas e inversores consultan el Registro antes de contratar o invertir. En las licitaciones públicas, las cuentas depositadas suelen servir para acreditar la solvencia.

Responsabilidad del administrador

Parte de la jurisprudencia considera que no depositar las cuentas es un indicio de que la sociedad estaba en causa de disolución por pérdidas, y pide al administrador que pruebe lo contrario, porque es quien tiene la información. El Tribunal Supremo (sentencia de 28 de mayo de 2020) matiza que es solo un indicio, no una prueba automática. Si se demuestra la causa de disolución y no se actuó, el administrador puede responder personalmente y de forma solidaria de las deudas posteriores.

Concurso culpable

En un concurso de acreedores, no haber depositado las cuentas en alguno de los tres últimos ejercicios hace presumir que el concurso es culpable (art. 444 del Texto Refundido de la Ley Concursal), con posible responsabilidad de los administradores.

Has terminado el curso

Si has hecho las 5 lecciones, ya sabes:

Qué son las cuentas anuales y quién tiene que formularlas, aprobarlas y depositarlas.
Cómo se cierra el ejercicio y cómo se legalizan los libros oficiales.
Qué lleva el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.
Cómo se convoca y se celebra la junta general ordinaria.
Cómo se depositan las cuentas y qué pasa si no se hace.

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Última actualización: octubre de 2026. Normativa: Ley de Sociedades de Capital (arts. 279 a 283), Reglamento de la Ley de Auditoría de Cuentas (RD 2/2021, disposiciones adicionales décima y undécima), Ley 40/2015 (art. 30), Reglamento del Registro Mercantil (arts. 109, 366 y 378), Orden JUS/616/2022, Resolución de la DGSJFP de 19 de mayo de 2026, Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y Real Decreto Legislativo 1/2020 de la Ley Concursal (art. 444). Información divulgativa: no sustituye al asesoramiento personalizado.